Mutabakat nedir?
Türkçede mutabakat; bir konuda taraflar arasındaki anlaşma/uzlaşma anlamında kullanılır. Mutabakat muhasebe alanında sık kullanılan bir terimdir. Mutabakat; muhasebe kayıtlarının taraflar arasında karşılıklı teyit edilmesi için daha çok ön muhasebe birimleri arasında borç ve alacak durumlarının uyumu için yapılır.
Türk ticaret Kanunu 94. Maddede “Sözleşme veya ticari teamül uyarınca, belirli hesap devreleri sonunda devre hesabı kapatılır ve alacak ile borç kalemleri arasındaki fark belirlenir” denilmektedir. Bu da kanuna göre belli devrelerde mutabakatın yapılmasını gerektirmektedir. Bu mutabakatın zamanı ve şekli de devamında; “Hesap devresi hakkında sözleşme veya ticari teamül yoksa, her takvim yılının son günü taraflarca hesabın kapatılması günü olarak kabul edilmiş sayılır. Saptanan artan tutarı gösteren cetveli alan taraf, aldığı tarihten itibaren bir ay içinde, noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla itirazda bulunmamışsa, bakiyeyi kabul etmiş sayılır.” şeklinde belirlenmiştir.
Muhasebe alanında genel kullanımda iki tür mutabakat işleyişi vardır; cari hesap mutabakatı ve Ba/Bs mutabakatı bunun dışında firmalar arası özel mutabakatlarda yapılabilir
Ba (bildirim alacak): Ürün ve hizmet alımlarıyla ilgili bildirim için kullanılır.
Bs (bildirim satacak): Ürün ve hizmet satışlarıyla ilgili bildirim için kullanılır.
Cari hesap mutabakatı ve BA/BS mutabakatının farkları?
- Cari hesap mutabakatı daha çok parasal işlemlerin uygunluğunun sağlanmasını amaçlamakta iken BA/BS mutabakatı firmaların aralarında düzenledikleri faturaların sayısı ve tutarları ile ilgili mutabık olmasıdır.
- BA/BS mutabakatında firmaların bir ay içerisinde düzenledikleri ve aldıkları faturaların toplam bedeli KDV hariç 5.000 TL’yi geçerse bu firmalar fatura bilgilerini bu formlarla ayrı ayrı devlete bildirmek zorundadırlar.
- Cari hesap mutabakatının hiç yapılmaması ya da hatalı yapılması parasal sonuçlar doğururken, BA/BS formunda yapılacak bir hata özel usulsüzlük cezası ile karşılaşılmasına sebep olabilir.
- Maliye Bakanlığı BA/BS formlarında yapılacak düzeltmelerde ilgili formun son verilme tarihinden itibaren 10 gün içinde yapılması halinde ceza uygulamazken 10 gün geçtikten sonra yapılan düzeltmelerde anlık ceza uygulamaktadır.
Mutabakat nasıl yapılır?
Belirlenen devre sonlarında karşılıklı form veya bilgiler paylaşılır. Paylaşılan bilgilerin doğru olması halinde bilgiler ıslak imzalı ya da dijital olarak teyit edilerek muhataba gönderilir. Böylece mutabık olunur. Mutabakat sağlanamaması halinde tutarsızlıkların nedenleri ile birlikte bu formlar ya da bilgiler paylaşılır. Eksiklikler ve anlaşmazlıklar giderilir. Böylece mutabık olunmaya çalışılır.
Bu mutabakatlar için yasada belirlenen yazılı çözümler, hem yetkililerin ıslak imzasına ulaşmadaki zorluklar hem de bu ıslak imzalı belgelerin muhataba iletilmesinin güçlükleri nedeniyle çok tercih edilmemektedir. Mutabakatlar daha çok e-posta yolu ile yapılmaktadır. Fazla tercih edilmese de faks yoluyla da mutabakat yapılmaktadır. Son dönemlerde bu sistemlere bazı yazılımsal çözümler de eklenmektedir. Bu yazılımlar muhasebe programları ile entegre çalışarak ya da entegre olmadan bizzat kendisi kullanılarak sağlanan verileri belirlenen zamanlarda otomatik veya manuel olarak(isteğe bağlı) göndererek mutabakat işleyişini kolaylaştırmıştır. Hukuki uyuşmazlıklarda dijital ortamdaki mutabakatlar yardımcı delil sayılmaktadır, fakat ıslak imzalı belgelere nispetle ispatlı delil vasıtaları değildir.
E-mutabakatın ispatı ise faksa nispetle daha basittir. Günümüzde tüm işlemlerin ıslak imzalı şeklinde sayılmasına olanak veren KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi geliştirilmiştir. Kayıtlı Elektronik Posta, her türlü ticari, hukuki yazışma ve belge paylaşımları gönderildiği biçimde koruyan, alıcının kim olduğunu kesin tespit eden, içeriğin kati bir şekilde değişmemesini ve içeriği yasal geçerli ve güvenli, kesin delil haline getiren sistemdir. Mutabakatların KEP ve e-imza üzerinden onay alınacak bir sistemle yapılması hukuki süreçte de daha sağlıklı ve güvenilir bir sonuç sağlayacaktır.
Avantajlar
Online mutabakat sistemleri vasıtasıyla kendinize/firmanıza zamandan ve emekten tasarruf başta olmak üzere arşivlemeye kadar birçok fayda sağlayabilirsiniz;
- Tüm mutabakat işlemlerine tek bir noktadan hızlıca ulaşabilirsiniz,
- İş gücünden, zamandan ve telefon, faks, kâğıt, kargo/posta gibi giderlerden tasarruf sağlar,
- Kağıt kullanımını ciddi manada düşürdüğü için çevreye katkıda bulunur,
- Tüm mutabakat verilerinizi tek bir noktada toplar ve veri bütünlüğünü sağlar,
- Takip kolaylığı sunar. Mutabakat raporlarınızı kolayca izleyebilirsiniz.
